武汉大学(教职工)因公临时出国/赴港澳业务办理指南

发布时间 : 2023/04/12点击量:

第一步 申报出访计划

每年12月份和6月份

1.根据《关于加强因公临时出国(境)计划管理的通知》(武大外字〔202238号)的规定,各单位和个人应科学制定出访年度计划并合理安排相关工作。

注意:出访计划不等同于出访审批,实际执行因公任务前,务必提前在系统完成审批流程。

2.申报方式:武汉大学信息门户--应用中心--“教职工因公临时出国(境)、在线参加国(境)外会议管理系统(以下简称系统)。在菜单栏中找到年度计划,点击填写并提交。

                                               




第二步 校内手续

出国请提前60-90天开始办理

赴港澳请提前25-90天开始办理

校内手续一般10个工作日内完成

  1.出访人员登录教职工因公临时出国(境)、在线参加国(境)外会议管理系统(以下简称系统),在线提交申请材料。

需要上传的材料如下:

  (1)合格邀请函;

  (2)详细行程安排(系统提供模板);

  (3)因公临时出国(境)预算明细表(系统提供模板);

  (4)增补材料。


  2.网上申请经学院、网络信息安全办公室、组织部/人事部、国际交流部(港澳台事务办公室)、财务部线上审批通过后,进入第三步。


第三步 校外手续

办理因公证照及签证/签注

出访人员收到校内审批通过短信的第二个工作日起,按照短信提示,准备如下纸质材料送至信息学部国际交流服务中心209室(湖北省外办服务窗口)办理因公证照及签证/签注(若已有因公证照,则只办理签证/签注)。

1.出国材料清单:

1)《备案表》1份,在系统中下载,学校中层副职及以上领导干部前往组织部办理签字盖章手续,其他人员前往人事部办理签字盖章手续;

2)《因公出国申请表》1份,在系统中下载word版本,自行补充空缺信息后打印,此表无需盖章,但需要彩色打印;

3) 《武汉大学因公出国人员信息表》1份,在系统中下载word版本,自行补充空缺部分后打印;

4) 英文邀请函,部分国家还需邀请函中文翻译件;

5) 户口本的本人信息页复印件、身份证正面复印件;

6) 证件照片,按各国大使馆要求对应准备;

7)办理签证所需的其它材料:请前往系统首页最下方帮助栏下载《各国签证要求》查看。

8)中国与外国互免签证协定一览表请到中国领事服务网查询。

网址:http://cs.mfa.gov.cn/


2.赴港澳地区材料清单:

1)《备案表》1份,在系统中下载,学校中层副职及以上领导干部前往组织部办理签字盖章手续,其他人员前往人事部办理签字盖章手续;

2)《因公赴港澳申请表》1份,在系统中下载word版本,自行补充空缺信息后打印,此表无需盖章,但需要彩色打印;

3)《办理赴港澳任务批件、通行证事项表》1份,在系统中下载word版本,自行补充空缺部分后打印;

4)英文邀请函及中文翻译件;

5)户口本的本人信息页复印件、身份证正面复印件;

6)小两寸白底免冠证件照片,着深色服装,不能带眼镜。


第四步 返校手续

1. 返校后7天内在系统中填写总结报告,上传因公证件的首页、签证/注页、出入境页扫描件及《中央八项规定及其实施细则精神报告表》(系统中有模板)。

2. 出访人员(团组中所有成员)因公证件归还至信息学部国际交流服务中心。归还证件第二天起,方可在外事自助打印机上打印报销材料。

3. 准备报销材料(仅供参考,以财务部规定为准):

1) 《武汉大学出国、赴港澳任务批件(确认件)》1份,外事自助打印机上打印;

2) 《武汉大学因公临时出国(境)人员申请表》1份,外事自助打印机上打印;

3) 《武汉大学因公临时出国(境)任务和预算审批意见表》1份,在系统中下载;

4)邀请函及翻译件;

5)因公证件及出入境记录页复印件;

6)相关票据;

7)特殊事项说明。


自助打印机服务终端位置分布:

文理学部国际交流部1楼、文理学部综合事务服务中心(当代楼)1楼、信息学部国际交流服务中心1楼、工学部雅各楼1楼大厅(左手边)、医学部8号楼1楼大厅(右手边)、人民医院第一临床学院1楼、口腔医院14楼。



返回顶端

Baidu
sogou